Gestión institucional
Ficha de matrícula: modelo en Word
La ficha de matrícula es el documento interno que registra los datos personales, familiares, de salud y de contacto de un estudiante al momento de inscribirlo en una institución educativa. Sirve como respaldo para la secretaría y para el registro oficial en el SIAGIE.
Word editable · 6 secciones · 5 tablas para completar · Sin registro
Para qué sirve
Se usa al inicio del año escolar o cuando ingresa un estudiante nuevo, para recoger la información que la IE necesita para comunicarse con la familia, atender emergencias y organizar la sección. Ayuda a decidir la asignación de aula, activar protocolos de salud y mantener actualizado el directorio de padres. También permite que el tutor conozca las condiciones de salud del estudiante y que la secretaría tenga un respaldo ordenado de cada matrícula. No reemplaza al SIAGIE, que es el registro oficial de matrícula.
Vista previa del Word
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Qué partes tiene
- 1
Datos de la institución educativa
Nombre de la IE, código modular, UGEL, DRE, nivel y modalidad. Por ejemplo: IE 1234, UGEL 02, nivel Secundaria.
- 2
Datos del estudiante
Apellidos y nombres completos, DNI, fecha de nacimiento, sexo, dirección, teléfono y correo. Ejemplo: Pérez Gómez, Ana Lucía, DNI 76543210.
- 3
Datos de los padres o apoderado
Nombres, DNI, parentesco, ocupación, teléfono y dirección. Ejemplo: madre, María Gómez Ríos, DNI 45678912, teléfono 987654321.
- 4
Información de salud
Alergias, enfermedades crónicas, medicamentos, seguro de salud y observaciones. Ejemplo: asma, usa inhalador, seguro SIS.
- 5
Contacto de emergencia
Persona a contactar en caso de urgencia, con nombre, parentesco y dos teléfonos. Ejemplo: tía Rosa Gómez, 912345678.
- 6
Documentos presentados
Lista de documentos entregados por la familia, como copia de DNI, partida de nacimiento, certificado de estudios y carné de salud. Ejemplo: copia de DNI del estudiante y del apoderado.
- 7
Declaración y firma
Espacio para que el apoderado declare que los datos son veraces y firme la ficha. Ejemplo: firma del padre o apoderado y sello de secretaría.
Cómo llenarlo paso a paso
- Solicita al apoderado su DNI y los documentos del estudiante para completar los datos con exactitud.
- Llena los datos del estudiante y verifica que el DNI y la fecha de nacimiento coincidan con la partida de nacimiento.
- Registra los datos de los padres o apoderado, incluyendo dos teléfonos de contacto actualizados.
- Anota la información de salud y el contacto de emergencia, preguntando por alergias y medicamentos de uso permanente.
- Marca los documentos presentados y adjunta las copias en el folder del estudiante.
- Pide al apoderado que lea, firme y coloque su huella digital si corresponde.
- Archiva la ficha en la secretaría y luego registra la matrícula en el SIAGIE en el plazo que establece el protocolo vigente.
Errores frecuentes
Condicionar la matrícula al pago de cuotas o a la compra de útiles.
La matrícula es gratuita en las IE públicas y no puede condicionarse a pagos. En las privadas, solo se puede cobrar lo que corresponde a matrícula y pensiones según el contrato, pero nunca como requisito para estudiar.
No registrar la información de salud o el contacto de emergencia.
En una urgencia, la IE pierde tiempo valioso. Pregunta siempre por alergias, enfermedades crónicas y una persona de contacto con dos teléfonos.
Confundir la ficha de matrícula con el registro en el SIAGIE.
La ficha es un respaldo interno. El registro oficial se hace en el SIAGIE en el plazo que establece el protocolo vigente. Si solo se llena la ficha, el estudiante no queda formalmente matriculado.
Dejar campos vacíos o con datos ilegibles.
Dificulta la comunicación con la familia y la elaboración de nóminas. Revisa que cada campo esté completo y con letra clara.
No actualizar los datos cuando la familia cambia de teléfono o dirección.
La secretaría pierde contacto con el apoderado. Pide que informen cualquier cambio durante el año.
Preguntas frecuentes
¿La ficha de matrícula reemplaza al SIAGIE?
No. La ficha es un documento interno de la IE que recoge datos de contacto y salud. El registro oficial de matrícula se realiza en el SIAGIE en el plazo que establece el protocolo vigente. Ambos son necesarios y se complementan.
¿Se puede condicionar la matrícula al pago de la APAFA?
No. La matrícula no puede condicionarse a pagos de la APAFA ni a la compra de útiles. La APAFA es voluntaria. En IE privadas, solo se puede cobrar la matrícula y pensiones según el contrato, pero nunca como requisito para el derecho a la educación.
¿Qué documentos debe presentar el estudiante para matricularse?
Copia del DNI del estudiante y del apoderado, partida de nacimiento, certificado de estudios del año anterior y carné de salud si lo tiene. La IE puede solicitar otros documentos según sus normas internas, pero no puede exigir pagos.
¿En qué se diferencia la ficha de matrícula de la ficha de inscripción escolar?
La ficha de inscripción escolar suele usarse para actividades extracurriculares o concursos, mientras que la ficha de matrícula es el documento oficial de ingreso a la IE. Esta ficha recoge datos de salud y contacto de emergencia, y se archiva en secretaría.
¿Quién debe llenar la ficha de matrícula?
La secretaría de la IE, con apoyo del apoderado para proporcionar los datos. El apoderado firma la ficha para declarar que la información es veraz. El tutor puede revisarla al inicio del año.
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