Acta de cierre del año escolar: modelo en Word

Para qué sirve

Sirve para ordenar el cierre del año y dejar un respaldo de lo que se entregó y se recibió. Reúne la entrega de actas de evaluación, nóminas, registros, informes de los docentes, inventario de bienes y material educativo, y cuenta qué quedó pendiente. Se usa en las últimas semanas de labores, después de cerrar la evaluación y antes de las vacaciones del personal. Ayuda a decidir qué prioridades pasan al año siguiente, a evitar reclamos por documentos o bienes faltantes y a preparar el informe de gestión y la rendición de cuentas ante el CONEI y la UGEL. No reemplaza el acta de entrega de cargo cuando cambia el directivo.

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ACTA DE CIERRE DEL AÑO ESCOLAR

I. DATOS GENERALES

Completa con los datos de la reunión de cierre.

En la I.E. N.° ____________ de ____________, UGEL ____________, siendo las ______ del día ____ de ____________ de 20____, se reunieron el director, los coordinadores, el personal administrativo y los responsables que firman al final de esta acta, para dejar constancia del cierre administrativo del año escolar 20____.

II. CIERRE DE EVALUACIÓN Y MATRÍCULA

Marca lo que está cerrado. No inventes cifras: toma los datos del SIAGIE y de las actas.

Aspecto	Estado	Observaciones
Actas de evaluación por grado y sección	Cerradas	Coinciden con el SIAGIE, con fecha de corte anotada
Nómina de matrícula	Impresa y firmada	Queda en archivo de la dirección
Estudiantes con situación pendiente	Ver detalle	Anotar solo con iniciales y la gestión realizada

 

III. ENTREGA DE DOCUMENTOS E INFORMES

Una fila por entrega. Pide al responsable que firme la relación.

Documento o informe	Entregado por	Recibido por	Estado	Observaciones
Registro auxiliar y evidencias de evaluación de 3.° B	Prof. Rosa Quispe	Secretaría	Completo	Ninguna
Informe final de tutoría de 1.° A	Prof. Luis Salas	Coordinación pedagógica	Completo	Falta anexo de asistencia

 

IV. INVENTARIO DE BIENES Y MATERIAL EDUCATIVO

Verifica con quien custodia cada ambiente. Las cantidades del ejemplo se reemplazan.

Ambiente o bien	Cantidad	Operativos	Por reparar o dar de baja	Responsable
Equipos de la sala de cómputo	20 (ejemplo)	17	3	Docente de Innovación

 

V. LOGROS Y DIFICULTADES DEL AÑO

Resume solo lo que puedas sustentar con documentos de la institución.

Logro: se cumplió el plan lector en todas las secciones.

Logro: se realizaron los simulacros de sismo programados.

Dificultad: inasistencia de estudiantes en los meses de lluvia.

Dificultad: falta de mantenimiento del techo de dos aulas.

VI. PENDIENTES PARA EL AÑO SIGUIENTE

Cada pendiente lleva responsable y un momento para atenderlo.

Pendiente	Responsable	Cuándo atenderlo	Prioridad
Reparar el techo del aula 4	Comité de condiciones operativas	Antes de iniciar las clases	Alta
Actualizar el reglamento interno con el CONEI	Dirección	Primer bimestre	Media

 

VII. CIERRE Y FIRMAS

No habiendo otro asunto que tratar, se dio por concluido el cierre administrativo del año escolar. Firman en señal de conformidad los responsables de la entrega y de la recepción de los documentos, informes y bienes detallados en esta acta.

 

______________________________ Director(a) DNI: ______________

______________________________ Coordinador(a) pedagógico DNI: ______________

______________________________ Secretaría o responsable administrativo DNI: ______________

______________________________ Responsable de patrimonio o bienes DNI: ______________

______________________________ Representante del CONEI (testigo) DNI: ______________

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Qué partes tiene

1. 1

   Datos generales y asistentes

   Identifica la institución, la fecha, el lugar y a quienes participan en el cierre. Ejemplo: 'Se reunieron el director, el coordinador pedagógico, la secretaria y la responsable de biblioteca en la dirección de la I.E. N.° 20188 de Huaral.'

2. 2

   Cierre de evaluación y matrícula

   Registra que las actas de evaluación y la nómina de matrícula quedaron cerradas y coinciden con el SIAGIE. Ejemplo: 'Las secciones de 1.° a 5.° de secundaria cerraron sus actas y se imprimió la nómina con fecha de corte.' Sin cifras inventadas.

3. 3

   Entrega de documentos e informes

   Lista lo que cada docente o responsable entregó a la dirección. Ejemplo: 'La profesora de 3.° B entregó su registro auxiliar, el informe final de tutoría y la carpeta con las evidencias de evaluación.' Se anota quién entregó, quién recibió y el estado.

4. 4

   Inventario de bienes y material educativo

   Resume los bienes, los equipos y el material educativo al cierre, con su estado. Ejemplo: 'Se verificó el inventario de la sala de cómputo: 20 equipos, 17 operativos y 3 por reparar.' Los números son ejemplos que debes reemplazar con los reales.

5. 5

   Logros y dificultades del año

   Resume lo alcanzado y lo que no se logró, con evidencias de la institución. Ejemplo: 'Se terminó el año con el plan lector cumplido en todas las secciones. La dificultad principal fue la inasistencia en los meses de lluvia.' No se incluyen estadísticas que no estén documentadas.

6. 6

   Pendientes para el año siguiente

   Anota lo que queda por hacer, con responsable y prioridad. Ejemplo: 'Reparar el techo del aula 4 antes de marzo, a cargo del comité de condiciones operativas' o 'Actualizar el reglamento interno con el CONEI'.

7. 7

   Firmas y conformidad

   Las firmas de quienes entregan, reciben y dan fe del cierre. Ejemplo: 'Firman el director, la secretaria y la responsable de patrimonio, y un representante del CONEI como testigo.'

Cómo llenarlo paso a paso

1. Revisa qué cerrar antes de la reunión: actas de evaluación, nóminas, registros, informes, inventarios y archivo. Haz una lista y marca lo que ya está listo.
2. Pide a cada docente y responsable que entregue sus documentos con una relación firmada. Revisa que estén completos antes de recibirlos.
3. Verifica los datos del SIAGIE con las actas y las nóminas. Si hay diferencias, corrígelas antes de firmar el acta de cierre.
4. Haz el inventario de bienes y materiales con quien lo custodia. Anota lo faltante, lo dañado y lo que debe repararse.
5. Escribe los logros, las dificultades y los pendientes con apoyo del plan anual de trabajo y de los informes de los docentes.
6. Recoge las firmas, guarda el acta en la dirección y entrega copia al CONEI y a la UGEL si te lo piden.

Errores frecuentes

Preguntas frecuentes