Gestión institucional
Registro de salida de estudiantes: modelo en Word
El registro de salida de estudiantes es el formato donde la institución educativa anota cada retiro antes de la hora oficial. Deja constancia del estudiante, el motivo, la hora y el adulto autorizado que lo recoge, con su DNI, parentesco y firma. Así la IE sabe en todo momento a quién entregó a cada niño, niña o adolescente.
Word editable · 7 secciones · 4 tablas para completar · Sin registro
Para qué sirve
Sirve para controlar las salidas antes de hora y dejar constancia de que el estudiante se entregó solo a un adulto autorizado. Se usa todos los días del año escolar, desde marzo hasta diciembre, en la puerta, la portería o la secretaría, y lo maneja el auxiliar de educación, el personal de portería o quien designe la dirección. Ayuda a decidir si una salida procede, a llamar al titular cuando el adulto no figura en la ficha de matrícula y a reconstruir lo ocurrido si la familia o la UGEL preguntan después. También permite ver qué grados o motivos concentran más salidas y conversar con las familias sobre las ausencias frecuentes.
Vista previa del Word
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Qué partes tiene
- 1
Datos del estudiante
Apellidos y nombres, grado y sección del estudiante que se retira. Permiten ubicarlo en el aula y confirmar que el docente fue avisado. Ejemplo: Quispe Rojas, Lucía, 3.° B de Primaria, I.E. N.° 20188 de Huaral.
- 2
Motivo de la salida
Razón por la que el estudiante se retira antes de hora, dicha por el adulto o por la dirección. Ejemplo: cita médica, malestar de salud en la escuela, emergencia familiar o trámite. Se anota con pocas palabras, sin diagnósticos.
- 3
Adulto que recoge
Nombre completo, número de DNI y parentesco de la persona que se lleva al estudiante. Ejemplo: Rosa Rojas Díaz, DNI 12345678, madre. Se compara el documento con el original, no con una foto ni con una llamada.
- 4
Verificación con la ficha de matrícula
Revisión de que el adulto figura entre las personas autorizadas en la ficha de matrícula o en la ficha personal. Se marca con un visto. Si no figura, no se entrega al estudiante hasta hablar con el titular.
- 5
Hora y firma
Hora exacta en que sale el estudiante y firma del adulto que lo recibe. La firma deja constancia de la entrega. Ejemplo: 10:40 a.m., con la firma de la madre en la columna correspondiente.
- 6
Quién autorizó la salida
Nombre o cargo de quien dio el visto bueno desde la IE, por ejemplo el auxiliar, el subdirector o el director. Evita que cualquier persona deje salir a un estudiante sin que la dirección lo sepa.
- 7
Resumen mensual y observaciones
Cierre del mes con el total de salidas y los motivos más repetidos. Ejemplo: 14 salidas en abril, seis por citas médicas. Sirve para conversar con las familias y con el tutor cuando una misma salida se repite.
Cómo llenarlo paso a paso
- Completa los datos del registro: institución, UGEL, nivel, responsable y mes. Pide a la secretaría la lista de adultos autorizados de cada sección, que sale de la ficha de matrícula.
- Cuando un adulto llegue a recoger a un estudiante, pídele el DNI original y anota su nombre, número y parentesco en la fila siguiente.
- Compara el nombre con la lista de personas autorizadas. Si el adulto figura, avisa al docente o al auxiliar para que traiga al estudiante. Si no figura, comunícate con el titular antes de entregarlo.
- Anota el motivo con pocas palabras y la hora exacta de la salida. No escribas diagnósticos ni detalles de salud.
- Pide al adulto que firme en la columna correspondiente y recién entonces entrega al estudiante. Anota quién autorizó la salida desde la IE.
- Al terminar el mes, suma las salidas, revisa los motivos que más se repiten y entrega el resumen a la dirección. Guarda el cuaderno en un lugar reservado.
Errores frecuentes
Entregar al estudiante a un adulto que dice ser familiar pero no figura en la ficha de matrícula.
La IE responde por el estudiante hasta que lo entrega. Si el adulto no está autorizado, comunícate con el padre, la madre o el apoderado registrado y espera su confirmación. Si no la hay, no se entrega.
Aceptar el permiso por llamada o mensaje sin verificar quién lo envía.
Cualquier persona puede hacerse pasar por un familiar. Usa los números registrados en la ficha de matrícula y llama tú desde la IE. El adulto que recoge igual debe mostrar su DNI y firmar.
Llenar el registro al final del día o de memoria.
Se olvidan horas, nombres y motivos, y el registro pierde valor si hay un reclamo. Anota en el momento de la salida, con letra clara, sin borrones ni espacios en blanco.
Dejar el cuaderno a la vista de las familias y de otros estudiantes.
Contiene nombres y DNI de menores y de adultos. Guárdalo en la portería o en la secretaría, fuera del alcance del público, y no compartas fotos de las páginas por redes ni chats.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia este registro del registro de asistencia y del registro de incidencias?
El registro de asistencia anota quién vino y quién faltó cada día. El registro de incidencias recoge hechos de convivencia. Este registro solo controla las salidas antes de hora y deja constancia de quién recibió al estudiante, con su DNI y su firma.
¿Qué hago si el adulto que llega no tiene DNI a la mano?
No entregues al estudiante. Pide que regrese con el documento o que la persona titular de la ficha de matrícula confirme por teléfono, desde un número registrado. Anota lo ocurrido en observaciones. La seguridad del estudiante va primero que la prisa.
¿Un estudiante de Secundaria puede salir solo?
Depende del reglamento interno de tu IE y de la autorización escrita de la familia. En Inicial y Primaria, el estudiante sale siempre con un adulto autorizado. Si tu IE permite salidas autónomas en Secundaria, deben constar por escrito y registrarse igual.
¿Se registra también la salida normal al final de la jornada?
No. Este registro es para salidas antes de la hora oficial. La salida habitual, ya sea con la familia, a pie o en transporte, se organiza según el reglamento interno y el plan de seguridad de tu IE.
¿Es un formato oficial del MINEDU?
No. Es un modelo de referencia para ordenar el control de salidas. Si tu UGEL o tu IE ya tienen un formato aprobado, úsalo y toma de este modelo solo las columnas que falten.
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